Salam semua.
Dalam artikel yang telah lalu saya menulis di dalam laman Kehidupan Bersih mengenai
Kali
ini saya ingin menyentuh pula berkaitan dengan tindakan-tindakan yang
perlu dilakukan sebelum mesyuarat atau pra mesyuarat, cara mengendalikan
mesyuarat, perkara ini lebih fokus kepada pengerusi mesyuarat dan
tindakan selepas mesyuarat lebih menjurus kepada tugas setiausaha
persatuan.
1.Tindakan Pra Mesyuarat.
Persediaan
sebelum mesyuarat atau Pra Mesyuarat tidak kurang pentingnya, sekiranya
persediaannya tidak sempurna akan mengendalakan atau mengganggu fikiran
setiausaha ketika mesyuarat berjalan, malah boleh mengganggu
keseluruhan mesyuarat itu, sebagai contoh bilik mesyuarat tidak boleh
dibuka kerana setiusaha terlupa mengingatkan pemegang kunci bilik
tersebut, kalau perkara ini berlaku keseluruhan AJK yang hadir akan
terpaksa berpindah tempat dan terpaksa mencari tempat yang lain yang
belum tentu boleh mendapatkannya dengan segera, lebih teruk lagi
mesyuarat hari itu terpaksa dibatalkan, begitulah di antara andaiannya.
Tegasnya
ketika pra mesyuarat setiausaha perlu membuat beberapa persediaan dan
tindakan untuk melancarkan perjalanan mesyuarat di antaranya;
1.Membuat tempahan tempat atau bilik mesyuarat.
2.Membuat tempahan makanan untuk AJK dengan menetapkan masa yang khusus kepada pembekal.
3.Memastikan Bendahari telah menyediakan Penyata Kewangan yang akan dibentang dan terima oleh AJK di dalam mesyuarat nanti.
4.Mengutuskan surat jemputan mesyuarat dalam tempoh masa yang sesuai atau mengikut perlembagaan persatuan.
5.Meyediakan atau mencetak secukupnya minit mesyuarat yang akan digunakan di dalam mesyuarat tersebut.
6.Menyediakan
buka pendaftaran kehadiran AJK untuk AJK menulis nama mereka dan
menandatanganinya sebagai bukti kehadiran ke mesyuarat.
7.Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan mesyuarat tersebut hendaklah dibawa bersama ke mesyuarat.
8.
Memastikan surat jemputan disertakan dengan minit mesyuarat yang telah
lalu dan Penyata Kewangan yang disediakan oleh Bendahari supaya AJK
dapat menyemaknya sebelum hadir mesyuarat, dengan cara ini mesyuarat
akan lebih berkualiti.
8.Dan lain-lain keperluan yang relevan dengan mesyuarat tersebut.
2.Kendali Mesyuarat/sedang mesyuarat.
Semua
sedia maklum bahawa mesyuarat dikendalikan oleh pengerusi mesyuarat,
mesyuarat akan berjalan lancar sekiranya pengerusi betul-betul memahami
prosedurnya.Perkara penting di dalam mesyuarat ialah agendanya, agenda
adalah tajuk-tajuk tertentu yang dibincangkan mengikut gilirannya,
pengerusi hendaklah sentiasa peka dengan tajuk-tajuk tersebut ketika
mesyuarat sedang berjalan, pengerusi hendaklah memastikan ahli-ahlinya
tidak berbincang atau menyentuh perkara-perkara yang tidak berkaitan
dengan agenda atau tajuk yang sedang dibincangkan, setiap kali ahli
hendak memberi pandangan mereka perlulah melakukannya melalui pengerusi
dengan menyebut "tuan pengerusi" dan diteruskan dengan pandangannya
setelah mendapat kebenaran atau isyarat pengerusi.
Setiap mesyuarat hendaklah berpandukan agendanya yang tersendiri.
Agenda 1. Ucapan aluan pengerusi.
Agenda
ini memberi peluang kepada pengerusi secara berseorang mengucapkan
terima kasih di atas kehadiran AJK, disamping itu beliau meluahkan
harapannya terhadapo mesyuarat dan menyampai sesuatu yang lain yang
berkaitan dengan persatua dalam kadar yang ringkas.
Agenda 2. Membentang dan menyesahkan minit mesyuarat yang telah lalu.
Dalam
hal ini pengerusi hendaklah meminta setiausaha membentangkannya dan
diikuti dengan penjelasan ringkas jika perlu. Item ini sebenarnya
berfokus kepada minit mesyuarat yang sedang disemak itu sahaja, sama ada
ianya telah dicatatkan dengan betul seperti mana yang dibincangkan di
dalam mesyuarat yang telah lalu, sekiranya terdapat kelainan dan tidak
sama dengan apa yang telah dibincangkan dalam sesi mesyuarat yang telah
lalu, maka minit tersebut perlulah dibuat pembetulan, setelah pembetulan
dibuat dan semua berpuas hati, salah seorang daripada AJK hendaklah
mencadangkan minit tersebut diterima atau disahkan dan seorang lagi
menyokong, semua perbincangan tersebut hendaklah dicatat dengan teliti
supaya minit akan datang tidak timbul lagi masalah catatan tidak tepat
dan terpaksa membuat pembetulan.Kesilapan dalam mencatatkan angka
berkaitan dengan kewangan akibatnya besar, mungkin juga menimbulkan
fitnah.
Agenda 3. Perkara-perkara yang berbangkit.
Agenda
ini juga berkisar di sekitar minit yang sedang dibincangkan, semuanya
merujuk kepada minit tersebut terutamanya menentukan sama ada tindakan
telah dibuat atau belum bagi perkara-perkara yang perlu berbuat demikian
oleh pihak yang berkenaan, untuk mempercepat dan melicinkan perjalanan
mesyuarat pengerusi hendak meminta setiausaha memberi penjelasan ringkas
terlebih dahulu tentang tindakan yang telah dilakukan atau belum
dilakukan, mana bahagian yang belum jelas atau masih samar AJK bolehlah
bangkitkan atau bertanya perkara berkenaan.
Kesilapan
yang sering barlaku dalam agenda ini AJK yang kurang faham prosedur
mesyuarat akan bertanya atau membangkitkan perkara-perkara yang tidak
berkaitan dengan minit yang sedang dibincangkan , jika perkara ini
berlaku pengerusi hendaklah menyekatnya daripada mengheret berbincangan
pada perkara lain yang akan mencuri masa yang dikhaskan untuk agenda
yang telah ditetapkan dan meminta AJK tersebut mengemukakannya di dalam
agenda "Hal-hal lain" nanti. Sebenarnya inilah perkara atau penyakit
yang menyebabkan masa yang diambil untuk sesuatu mesyuarat itu memakan
masa yang agak panjang sebelum boleh ditangguhkan. Apa pun alasan
pengerusi hendaklah peka dalam hal ini.
Agenda 4. Membentang dan menerima Penyata Kewangan yang berakhir pada......( akhir bulan, bulan sebelum mesyuarat ).
Pengerusi
meminta Bendahari membentangkannya (penyata tersebut telah berada di
tangan masing-masing), Bendahari akan memberi penjelasan ringkas dan
disemak oleh AJK, setelah selesai pengerusi memberi peluang kepada AJK
untuk bertanya perkara yang belun jelas, jika ada, sekiranya semua AJK
berpuas hati, pengerusi meminta AJK mencadangkan Penyata Kewangan
diterima atau disahkan, kemudian diikuti dengan seorang penyokong, semua
perbincangan yang penting dicatatkan sebagai minit mesyuarat.
Agenda disediakan mengikut keperluan mesyuarat.
Agenda
akan disediakan mengikut keperluan mesyuarat tetapi agenda 1 sehingga 4
di atas merupakan agenda tetap di mana ianya dibincangkan dalam setiap
Mesyuarat Ahli Jawatankuasa dan yang akhir sekali ialah agenda "Hal-hal
lain".
Agenda. Hal-hal lain.
Agenda
ini membincangkan perkara umum atau apa sahaja perkara yang berkaitan
dan belum dibincangkan dan tidak disediakan di dalam agenda di atas,
kalau perkara tersebut penting seeloknya AJK meminta agenda yang sedia
ada itu ditambah dengan perkara yang dikatakan penting itu ( dengan
persetujuan )
Dalam agenda ini juga pengerusi boleh mengajak AJK memikir dan menetapkan tarikh mesyuarat berikutnya
3.Tindakan selepas mesyuarat.
1. Setiausaha hendaklah memastikan AJK yang hadir menulis nama dan menandatanganinya di dalam buku kehadiran yang disediakan.
2. Bilik mesyuarat ditutup dan kunci (jika tiada pembantu), segala peralatan tidak ditinggalkan di dalam bilik mesyuarat.
3. Minit mesyuarat hendaklah ditulis secepat mungkin supaya "draf" minit dapat dimurnikan dengan baik.
4.
Setelah selesai menulis minit, minit itu hendaklah diserahkan kepada
AJK terutama kepada AJK yang terlibat dengan membuat tindakan seperti
tercatat di dalam minit.
Sudah
tentu banyak lagi perkara penting yang tidak disebutkan di sini,
artikel ini sekadar mengimbau kembali pengalaman yang lalu yang masih
dalam ingatan, disediakan di dalam laman sosial ini semata-mata ingin
merealisasikan apa yang dipesankan oleh Nabi Muhammad.s.a.w supaya kita
sentiasa membuat kebaikan dan kebajikan di atas muka bumi Allah.Ilmu
pengetahuan yang dimiliki bukanlah hak milik kita tetapi ianya hak Allah
Sekian...wallahu aklam.